Make your own free website on Tripod.com

712 مهارتهاي مديريتي

 

شنبه بيست و هشتم آبان 1384

**************************************************

مديريت زمان شبيه عادت هاي خوب كاري است حداكثر استفاده از زمان يعني دستيابي به حداكثر بازده در زمان موجود.

1ـ اهداف خاص روزانه را مشخص كنيد: مطمئن شويد كه مي دانيد هر روز چه مي خواهيد بكنيد پيش از رسيدن به سركار يا به محض رسيدن ، اهداف كاري خود را به ترتيب اهميت فهرست كنيد، اول روي مهمترين هدف خود كار كنيد و همه كارهاي ديگر را تا تمام شدن آن كنار بگذاريد، نگذاريد عوامل بيروني شما را از دست‌يابي به هدف باز دارد، هدفهاي عمده ممكن است به تمركز كامل نياز داشته باشد.

2ـ خودانگيزي: مديران موفق معمولاً افراد پرانگيزه اند كه از كار كردن لذت مي برند.

3ـ ضرب الاجل تعيين كنيد: اگر براي رسيدن به نتايج مطلوب ضرب الاجل مشخص بگذاريد كار بيشتري مي توانيد انجام دهيد اما بايد مطمئن باشيد كه ضرب الاجل واقع بينانه باشد و وقتي ضرب الاجل گذاشتيد به هر ترتيي كه شده آن را رعايت كنيد.

4ـ يادداشت كنيد: همواره دفترچه يادداشتي به همراه داشته باشيد و در آن سابقه‌اي از جلسات كاري مشورتي ـ نكات كليدي ـ مكالمات تلفني مهم ـ گفتگو با كاركنان يا مشتري ها و يا صرفاً افكار خودتان را يادداشت نماييد.

5ـ هر كاري را نكنيد : وقتي هدفمند بوديد توجه خود را فقط بر فعاليت هاي مهم متمركز خواهيد ساخت كه به نتايج مهمترين منجر شود.

6ـ در ساعات فعال كار كنيد: سعي كنيد كارهاي عمده را در ساعات فعال روز (3 يا 4 ساعت) كه احساس مي كنيد موثرتر است انجام دهيد ساير فعاليت هاي خود را در حول و حوش آن ساعت هاي برنامه ريزي كنيد.

7ـ پيش از شروع كار سوال كنيد: تقريبا هر كاري را مي توان به نحو كارآمدتري انجام داد پيش از شروع كار تعيين كنيد براي سوالهايي از قبيل چه؟ كجا؟ چه وقت؟ چه كسي؟ چگونه؟ چرا؟ پاسخي كه ضروري ترين وظيفه را در هر فعاليت مشخص مي كند داريد يا خير.

8ـ اهل عمل باشيد: همين كه درباره مسئله اي تصميم گرفتيد يك سلسله عمليات خاص را مشخص نماييد و سپس دست به كار شويد و بكوشيد تا هر چه سريعتر ، بهتر و بيشتر به نتيجه برسيد.

9ـ خود انديشي كنيد: به خود انديشيدن، آموختن از گذشته و حال و فعاليت هاي بالقوه آينده است. پيش از خوابيدن، هنگام سفر، هنگامي كه تنها قدم مي زنيد از اين اوقات براي انديشيدن به كار خود استفاده كنيد.

10ـ براي فردا برنامه ريزي كنيد: در پايان هر روز برنامه زماني فعاليت هاي روز بعد را آماده كنيد.

11ـ از تجربيات خود درس بگيريد: بازبيني تجربيات گذشته كمك مي كند تا معلوم كنيد كدام يك جالب ورزنده بوده است و كدام يك دلسرد كننده ، وقت گير و غيرسازنده. در آينده نيز به تجربيات مشابهي خواهيد رسيد اما اين اختيار شماست تا تنها فعاليت هايي را انتخاب كنيد كه بيشتر از فعاليت ديگري ارزشمند و سازنده باشد.

اگر اعتماد به نفس داشته باشيد براي آغاز هر كار و حركتي شما بايد خود را متقاعد كنيد اما اگر فاقد چنين موقعيتي باشيد براي ارزيابي هر تصميم و هدفي بايد دست نياز به سوي ديگران دراز كنيد و داوطلب قرباني شدن بشويد. (وين داير)

فرصت نيز مانند اكسيژن هوا به فراواني در دسترس همه است عقيده اشتباع اين است كه بخت فقط يكبار در خانه آدم را مي زند در واقع ما هميشه با فرصت ها مصادف مي شويم اما بايد دريابيم كه آنچه با ما تصادف كرده است فرصت بوده است نه اتوبوس. (جان راجر)

فرانك افشين مهر ـ مديريت شعب استان كرمانشاه ـ اداره اعتبارات علم موفق زيستن: جيمز و كلوس اصول مديريت: هلرولدكونتز

مكتوب ـ پائولوكوئليو

همه ما نگران عمل كردن، انجام كار، حل كردن مشكلات و تأمين ديگرانيم. همواره مي كوشيم برنامه اي بريزيم، نتيجه‌ي ديگري بگيريم و چيز ديگري كشف كنيم.

در اين ماجرا هيچ چيز نادرست وجو ندارد هر چه باشد، اين گونه است كه جهان را مي سازيم و تغيير مي دهيم . اما عمل نيايش نيز بخشي از زندگي است.

گاهي بازايستادن، گريختن از خويشتن، و خاموش ايستادن در برابر كيهان.

زانو زدن با جسم و روح ، بي خواستن چيزي، تنها تجربه گرماي عشقي كه ما را احاطه مي كند. در اين لحظه ، شايد اشك هاي غيرمنتظره اي ظاهر شوند. اشك هايي كه نه به شادي فرو مي ريزند و نه به اندو.

از اين پديده شگفت زده نشويد. اين يك عطيه است. اين اشك ها روح شما را پاك مي كنند.

استاد مي گويد:

كلمه، قدرت است. كلمه جهان را دگرگون مي كند. و انسان را نيز .

همه شنيده ايم كه نبايد درباره رخدادهاي نيكي كه بر ما روي مي دهد، صحبت كنيم، چون حسادت ديگران، شادي ما را ويران خواهد كرد.

اين گونه مسايل در ميان نيست. كسني كه برنده اند، مغرورانه از معجزات زندگي خويش سخن مي گويند. اگر در فضا انرژي مثبت بپرا كنيد، انرژي مثبت بيشتري را به خود جذب مي كنيد و آناني كه به راستي خير شما را مي خواهند، شاد مي‌كنيد.

اما حسودان و شكست خوردگان ، تنها هنگامي مي توانند به شما آسيب برسانند كه به‌آنها چنين قدرتي بدهيد.

هيچ نترسيد. با هر كس كه گوش مي دهد، درباره نكات نيك زندگيتان صحبت كنيد. روح جهان به شادماني شما بسيار نيازمند است.

منبع: مكتوب

نوشته: پائولو كوئليو

 

هيچيك از ما باهوشتر از همه ما نيست

اين عبارت به واقع اعجاز آور از دكتر «كن بلانچارد» Ken belanchard نويسنده وسخنران معروف كتابهاي مديريتي است كه اكثر صاحب نظران گستره دانش مديريت وي را، فيلسوف مديريت مي نامند. معني اين عبارت آن است كه: اهميتي ندارد كه فكر من چقدر بزرگ است، هرچه كه باشد هرگز نمي تواند از مجموع انديشه هاي همه اعضاي يك تيم بزرگتر باشد. اگر مي خواهيم بزرگترين و هو شمندترين انديشه ممكن را داشته باشيم ،تنها كاري كه بايد بكنيم اين است كه فكرمان راباديگر اعضاي يك تيم،يكي كنيم مثل اتصال يك سري رايانه شخصي به يكديگر و استفاده از امكانات ديگران به صورت شبكه كه درست مثل اين خواهد بود كه يك رايانه بزرگ در اختيار خواهيم داشت.به عارتي ديگراگر شما به ديگران فرصت فكر كردن و كاركردن را بدهيد حاصل كار شمااگرچه به تنهايي كمتر نمود پيدا مي كند،اما نتيجه اي كه ازكار گروهي حاصل مي شوددر مجموع خيلي بيشتروبهترازكار فردي خواهد بود.رمز موفقيت ازديدگاه كن بلانچارد تشكيل شده ازيك كلمه Perform كه به معني ايفاي نقش كدرن ويا انجام دادن كاراست.ازجماه ويژه گيهاي هريك ازحروف اين كلمه ميتوان به مواردذيل اشاره كرد:

"P"مخفف Purpose and Values به معني اهداف ارزشها

"E"مخفف Empowermentبه معني صلاحيت و اختيار

"R"مخفف Relationship and communicationبه معني روابط شخصي و ارتباطات

"F"مخفف Flexibilityبه معني انعطاف پذيري

"O"مخففOptimal performance به معني عملكرد بهينه يا مساعدترين روش

"R"مخفف Recognition and Appreciationبه معني باز شناسي و قدرداني

"M"مخفف Moraleبه معني روحيه وحس برتري جويي

و با كلمات فوق متوان اين جمله راساخت كه دستيابي به عملكرد عالي نيازمند روحه برتري طلبي،تدارك اهداف روشن،توسعه مهارتها(با صلاحيت واختيار تصميم گيري وقابليت انعطافروحيه اقتدار تيمي(روابط بين شخصي و ارتباطات)و توجه به ويژگي هاي مثبت (بازشناسي و قدرداني) ميباشد.

كه اين خصيصه ممتاز سازمانهاي متعالي هزاره سوم است. سازمانهايي كه به مشاركت و انديشه و دانايي جمعي از كاركنان خود باور دارند. مديريت مشاركتي در جهان امروز ديگر يك پيشنهاد نيست بلكه يك الزام براي نيل به مت تكامل وبهبود وبهره وري سازماني است.

مشكلات ارتباطي

انسان موجودي اجتماعي است وهرگونه تعريف پيرامون هويت، هدف وسرنوشت اومي بايست دريك بستر اجتماعي صورت گيرد.از اين رو،هر نوع رويكردي كه انسان را ازجامعه جدا مي سازد و مي خواهد معناي زيستن را براي انسان در انزوا بيابد محكوم به شكست و سرماخوردگي است. اما براستي چرا انسانها نمي‌توانند در كنار و با يكديگر حيات با معنا را تجربه كنند؟

چگونه مي‌توان برمشكلات ارتباطي افزود؟

علل مشكلات رتباطي

1ـ توقع كامل بودن ديگران

كامل گرايي نوعي جهان بيني است كه دران شخص ازخودوديگران انتظار رفتار صد درصد صحيح وكامل دارد. براي شخص كامل گرا،كوچك ترين ضعف، فاجعه اي غيرقابل قبول و هضم است.جهان شخص كامل‌گرا با برخورد با اولين نشانه هاي نقص فرو مي ريزد و او خود را در ميان ويرانه ها تنها و درمانده مي‌يابد. اما پرواضح است كه ما در جهاني ناكامل با اشخاص سرشار از ضعف زندگي مي كنيم. البته ذكر اين نكته به معناي آن نيست كه با ضعف ها و نقص ها سازش كنيم و آنها را به عنوان حفايق غير قبول تغيير قبول كنيم، بلكه بايد ابتدا واقعيتهاي موجود رابپذيريم. اگر نقطه شروع ما واقع بينانه باشد، امكان احيا و تصحيح جلوه گر مي شود. كامل گرايي از جمله مهمترين مشكلات ارتباطي است كه برخي از مواقع به گسست كامل ارتباطات ختم شده است.

2ـ حاكميت و كنترل

يكي ديگر از مشكلات ارتباطي، گرايش به كنترل و حاكميت در روابط است. گاه روابط است. گاه روابط است. گاه روابط به نوعي ارتباط رئيس و مرئوس ، ارباب و رعيت تبديل مي شود.

برخي نقش رئيس و رهبر را به گونه اي در روابطشان ايفا مي كنند كه گويي بدون اوامر آنها همه چيز بهم مي ريزد. جالب اينجاست كه برخي ديگر با پذيرش رياست ديگران، با دل و جان نقش مرئوس و رعيت را به عهده مي گيرند. اينگونه روابط گر چه حاوي نظام مشخصي است و نقش ها در آن به خوبي تعريف شده است اما به واقع فاقد ارتباطي همدلانه و متقابل است و تاثيرپذيري اصيل در آن وجود ندارد. اشخاصي كه به دنبال رياست و نه رابطه هستند، تنها مي مانند زيرا كه عموماً مردم دوست ندارند نقش رعيت را بازي كنند. اگر ديگران در ارتباطشان با ما اصل تساوي را مشاهده نكنند، به عبارت ديگر ببينند كه ما خود را از آنها برتر و بهتر مي دانيم، ما را تنها خواهند گذاشت.

3ـ عدم برقراري ارتباط مناسب

در فرايند انتقال هر پيامي سه عنصر وجود دارد. اول ، فرستنده پيام كه پيغام خود را در قالب كدها و علائم خاص خود مي فرستد. دوم، محيط و شرايطي كه اين پيام در آن منتقل مي شود و سوم ، گيرنده پيام كه پيغام را دريافت مي كند. اگر فرستنده پيام، كدهايي را منتقل كند كه گيرنده با آن آشنا نباشد و يا در شرايطي پيام خود را بفرستد كه مطلوب نباشد، ارتباط به خوبي صورت نمي گيرد. بايد مطمئن باشيم كه گيرنده با زبان ما و پيام هاي خاص آن به خوبي آشناست. زبان نيز ريشه در تفكر و ديدگاه دارد. بايد مطمئن باشيم محيط و شرايط مناسب پيام ماست. نمي توان در فضاي شلوغ ، پيغام مهمي را منتقل كرد. بايد به شرايط شخص توجه كافي مبذول داشت. مطابق اصل ارتباطات اگر خللي در درك پيام صورت گيرد. مسئوليت به عهده فرستنده پيام است.

برخورد با مشكلات ارتباطي

علاوه بر آگاهي بر نكات فوق ، راه كارهاي زير مي توانند به بهتر شدن كيفيت روابط ما بپردازند.

1ـ نقدپذيري

هدف از نقد، نه تخريب شخصيت بلكه احياي فرد است. اگر ديگران ما را در روابطمان باز و نقدپذير ببينند، اگر متوجه شوند كه با ما ارتباط برقرار مي كنند.

2ـ پذيرش

مردم را بايد آن طور كه هستند. دوست داشت و نه آن طور كه بايد باشند. اگر پذيرش متقابل در يك رابطه وجود داشته باشد، همدلي و هم فكري به سهولت صورت مي گيرد.

3ـ تمركز بر امور قابل تغيير

گاه در يك رابطه درصدد تغيير بنيادهاي شخصيت افراد هستيم اما بايد يپذيريم كه هر شخص زيربناي خاص شخصيتي خود را دارد كه اگر هم بايد تغيير كند از عهده توان ما خارج است و مسئوليت آن در وهله اول به عهده خود شخص است. بايد در روابط بر امور قابل تغيير متمركز شويم. فراموش نكنيم به مشكلات حمله كنيم و نه به اشخاص.

سه ابزار مفيد براي استفاده بهتر از توانمنديها

بر توانمنديهايتان سرمايه گذاري كنيد و كاستيها را مديريت نماييد. گفتن اين جمله بسيار ساده است، اما اجراي آن در طراحي راهكارهاي سودمند براي رسيدن به موفقيت هاي ارزشمند، دشوار است. ساختن يك زندگي نيرومند و شايسته همواره پر از فراز و نشيب هاي فراواني است. همراه با متغيرهاي گوناگوني مثل خودآگاهي، بلوغ، فرصت ها و افراد در پيرامون و كساني كه انگار گريزي از آنها نيست.

اما امكان تجسم يك چشم انداز كاملاً روشن وجود ندارد. حتي اگر بتوانيم گوشه‌اي از آنرا تصور كنيم، هر لحظه امكان دارد دچار تحول و دگرگوني شود. زيرا هيچكدام از ما كامل نيستيم. بي ترديد مسووليت انجام اعمال، پذيرش هشدارهاي دريافتي و پرداختن به يادگيري بر عهده خود فرد است و هيچ كس ديگري نمي تواند اين وظيفه شخصي را بر عهده گيرد. آنچه را كه مي توان توصيه كرد، سه ابزار مفيد است كه در راه استفاده بهتر از توانمنديها مورد نياز است.

1ـ چگونه مي توان به كمك آموخته ها به سطح هوشمندي خود پي برد؟

توانمندي را مي توان عملكردي پيوسته نزديك به كامل در يك فعاليت تعريف نمود. اما آيا راهي وجود دارد كه بتوان به آن توانمندي دست يافت يا به عبارت ديگر آيا مي توان، يا نمي توان در زمينه اي بهتر شد؟ بدون شك اين امكان وجود دارد كه بهترين شد، آما آيا تنها با تمرين مي توان به جايي رسيد كه فعاليتي را پيوسته در حد كمال به انجام رساند؟ و پاسخ اين پرسش منفي است. با تمرين همواره نمي توان كامل شد.

رويكرد ديگر اين موضوع در اين است كه تفاوت بين هوشنمندي و توانمندي در چيست؟ مهارتها، آگاهيها، تمرين و خودآگاهي چه نقشي در ساختن توانمندي دارند؟ به هم آميختن هوشنمندي، آگاهي و مهارت، توانمندي انسان را مي آفريند . و در دست يابي به اين قبيل توانمنديها، انسان هوشنمندي هاي ذاتي، مهارتها و آگاهيهاي خود را به كار مي گيرد. در اين ميان هوشنمندي يك پديده ذاتي است اما مهارت و آگاهي را مي توان از راه تمرين و آموزش آموخت.

گاهي ممكن است كه بدون مهارت و آگاهي، كسي از خود در كاري توانمندي نشان دهد مانند فروشندگاني كه بدون دانستن ويژگي هاي يك فرآورده ، مي توانند مشتري را علاقمند به خريد آن كنند. اما بدون وجود زمينه هوشنمندي، هرگز نمي توان به توانمندي دست پيدا كرد.

بنابراين نخست بايد برخورداري از يك نوع هوشمندي را در وجود خود يا اطرافيان شناسايي كرد، سپس به ياري مهارت ها، به پالايش آن پرداخت. خرد سنتي بر اين باور است كه فقط با تمرين و آگاهي ، هر چيزي را مي توان آموخت. اين دامي است كه بايد از آن گريخت.

2ـ راهكاري مناسب براي تشخيص هوشنمندي برتر

براي شناسايي بزرگترين توانمندي نهفته در هر فرد يك راه مطمئن وجود دارد. يك گام به عقب برگرديد. بينديشيد كه چه فعاليتي را با شتاب و بي دردسر انجام داده ايد و گام هاي آنرا بدون سپري كردن آموزش هاي قبلي، به آساني برداشته ايد. اگر چنين فعاليتي وجود داشته باشد، بايد آنرا پيگيري نمود و يا نمودي از آن را در آينده دنبال كرد. در گذر زمان اين امر به هوشنمندي برتر منجر مي شود و مي توان آنرا به يك توانمندي شايسته و نيرومند پالايش نمود. يك مدير كارآمد مي تواند در آغاز فعاليت افراد نخست به شناسايي هوشنمندي برتر آنان بپردازد، سپس نقشي را به او محول كند كه در آن به سطح بالايي از بازدهي برسد.

3ـ زباني مشترك به شرح توانمندها

زبان ويژه اي كه توانايي تعريف توانمنديها را داشته باشد، نياز مهمي به شمار مي رود. اين زبان بايستي بسيار دقيق باشد تا با نشان دادن اختلافهاي كوچك، افراد را از هم متمايز نمايد. اين زبان بايد رويكردي مثبت داشته باشد تا توانمنديها و نه كاستي ها و بيمايگي ها، را بيان كند. همچنين اين زبان بايستي وجه مشترك و شناخته شده اي براي همه داشته باشد تا بدون توجه به فرد و مكان، هنگاميكه به كسي صفت مثبت و كارآمدي را نسبت مي‌دهيم، همه معنا و مفهوم آنرا درك كنند. زباني كه اكنون از آن استفاده مي شود در زمينه كاستي ها كاربرد بيشتري دارد. نگراني، سردرگمي ، فشار روحي و ... معناهاي شناخته شده و مشخصي دارند. زبان منفي و توضيح دهنده نااستواريها ، آنچنان جا افتاده است كه افراد عادي هم اغلب آنها را به درستي به كار مي برند. برخلاف آن در زمينه توانمنديهاي انساني، زبان گويايي نداريم. هنگاميكه يك زبان مشترك و دقيق در ميان نباشد، پاره اي از ارتباطات به جاي نتيجه مثبت، پيامدهاي منفي به همراه خواهند داشت.

منبع: كشف توانمنديها

تأليف: ماركوس با كينگهام، دونالد كليفتون

برگردان: دكتر عبدالرضا رضايي نژاد

 منبع : http://www.gqsupport.net

 منبع : سايت «راهكار مديريت»